Análise dos decretos estaduais sobre sistemas eletrônicos de gestão de documentos à luz da governança arquivística

Josemar Henrique Melo; Julianne Teixeira Silva; Rita de Cássia São Paio Azeredo Esteves

doi:10.19132/1808-5245283.114465

Authors

Josemar Henrique Melo Universidade Estadual da Paraíba https://orcid.org/0000-0002-8586-518X
Julianne Teixeira Silva Universidade Federal da Paraíba https://orcid.org/0000-0002-4959-0844
Rita de Cássia São Paio Azeredo Esteves Empresa de Tecnologia e Informações da Previdência - Dataprev S.A. https://orcid.org/0000-0003-3597-7543

DOI:

https://doi.org/10.19132/1808-5245283.114465

Keywords:

State decree, Archival governance, Digital archival document

Abstract

This article deals with the analysis of the decrees of the federative entities regarding the use of the digital medium for the management of administrative documents, from the perspective of archival governance. The advances and limitations placed on them and the impact of these legal frameworks for the production, preservation and access of digital archival documents of the state public administration were considered. It is a documentary and applied research, with a qualitative and quantitative approach, with a descriptive character. The use of computerized means for the management of administrative processes by the states is established by the federative entity itself in the use of its attributions, based on decrees or laws that define the state structure to produce, capture, process, preserve, describe and access digital documents. The survey of state and federal decrees was carried out in two stages: the first, using the Google search engine, and the second, through an information request in the Electronic Citizen Information System (e-CIS). The theoretical foundation was structured considering archival governance with an emphasis on norms, standards and recommendations established by the National Council of Archives (Conarq). As a result, a departure from archival principles was perceived in the analyzed decrees, which could compromise, for example, the presumption of authenticity, the legal-evidence character and the integrity of archival documents, putting at risk access, transparency and the preservation of the state's administrative memory for future generations.

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Author Biographies

Josemar Henrique Melo, Universidade Estadual da Paraíba

Graduado em História pela UFPE, Mestre em Ciência da Informação pela UFPB e doutor em Ciências Documentais pela Universidade do Porto reconhecido pela Universidade Federal de Minas Gerais. Atualmente professor doutor A do curso de Arquivologia da Universidade Estadual da Paraíba.

Julianne Teixeira Silva, Universidade Federal da Paraíba

Doutora em Ciência da Informação pelo Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação - UFPB (2012-2016). Professora adjunta do Departamento de Ciência da Informação da Universidade Federal da Paraíba, Possui mestrado em Ciência da Informação (2005) e bacharelado em Biblioteconomia pela Universidade Federal de Minas Gerais (1994), Doutorado sanduíche na Universidade de Murcia, Espanha (2014-2015), financiado pela CAPES. Graduanda em Arquivologia e em Análise e Desenvolvimento de Sistemas (ambos em andamentto). Foi Diretora do Arquivo Central - UFPB e Membro do Comitê de Governança Digital - UFPB (2016-2020); Foi coordenadora do curso de Graduação em Arquivologia da UFPB no biênio 2011-2013. consultora em gestão de documentos e organização de arquivos pela empresa Organização Eficaz de Arquivos Ltda em Belo Horizonte(1995-2009). Atua na área de Arquivologia com os seguintes temas: Gestão de Documentos; Arquivística no entorno digital; Records Continuum e Representação da Informação, Transformação Digital, Documentos e Registros Arquivísticos Digitais

Rita de Cássia São Paio Azeredo Esteves, Empresa de Tecnologia e Informações da Previdência - Dataprev S.A.

Arquivista graduada pela Universidade Federal Fluminense - UFF (1987) com Especialização em Administração da Qualidade pela Universidade Federal do Ceará - UFC (2007).Trabalha desde 1988 até os dias atuais na Empresa de Tecnologia e Informações da Previdência - Dataprev S.A. onde ocupa o cargo de Analista de Tecnologia da Informação Sênior - Atividade Processos Administrativos. No Rio de Janeiro foi uma das fundadoras da empresa ARQ&DATA Consultoria e Treinamento Ltda. (1990-1993), participou da Associação de Arquivistas Brasileiros - AAB e foi uma das fundadoras da Associação de Arquivistas do Estado do Rio de Janeiro - AAERJ (2004). No Ceará foi uma das fundadoras e Secretária Geral da primeira gestão da Associação de Arquivistas do Estado do Ceará - Arquive-CE (2015-2017), Foi uma das idealizadoras e Professora do curso de Especialização em Administração Estratégica de Arquivos promovido pela Acesso Educação em parceria com a Faculdade Terra Nordeste - FATENE, ministrando as disciplinas de Gestão Documental e Gestão da Qualidade em Arquivos; Foi Tutora à distância do curso de Especialização em Gestão Pública da Universidade Aberta do Brasil em parceria com a Universidade Estadual do Ceará - UECE (2007); atuou como Consultora autônoma e Instrutora de cursos nas áreas de Arquivologia e Qualidade (2005-2018). Na Paraíba participa do Grupo de Estudos Arquivísticos - GEArq, do Grupo de Apoio ao Arquivo Público do Estado do Paraíba - AAPB e atualmente ocupa o cargo de Coordenadora de Políticas Arquivísticas na Associação de Arquivistas da Paraíba - AAPB no mandato 2020-2022.

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