Scientific data management and digital preservation in public universities
a proposal of guidelines for institutional policies
DOI:
https://doi.org/10.1590/1808-5245.32.148858Keywords:
digital curation, research data, preservation guidelines, higher education institutions, data preservationAbstract
This article aims to recommend digital preservation guidelines for scientific data generated in research conducted by Brazilian public higher education institutions. The study is based on the findings of a master’s dissertation characterized by an applied nature and a qualitative approach, carried out through bibliographic, documentary, and field procedures. The research was conducted at the Federal University of Minas Gerais, where questionnaires and semi-structured interviews with graduate program researchers mapped data management and preservation practices. These activities were complemented by the analysis of institutional documents that reveal digital preservation initiatives. The results present guidelines grounded in national and international best practices, aiming to support the implementation of policies capable of ensuring the long-term safeguarding of scientific data. It is concluded that the proposed guidelines can enhance institutional data management, strengthen access, sharing, and reuse in alignment with the principles of open science, and consequently foster scientific advancement.
Downloads
References
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Recomendações para elaboração de política de preservação digital. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2019a.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Gestão de documentos: curso de capacitação para os integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2019b.
BARDIN, Laurence. Análise de conteúdo. São Paulo: Edições 70, 2016.
BARROZO, Viviane Lílian Santos. Curadoria e preservação digital: diretrizes para a gestão de dados científicos. 2022. Dissertação (Mestrado em Gestão e Organização do Conhecimento) - Escola de Ciência da Informação, Universidade Federal de Minas Gerais, Belo Horizonte, 2022.
BOERES, Sonia Araújo Assis. Política de preservação da informação digital em bibliotecas universitárias brasileiras. 2004. Dissertação (Mestrado em Ciência da Informação e Documentação) - Faculdade de Economia, Administração, Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação, Universidade de Brasília, Brasília, 2004.
BOERES, Sonia Araújo Assis; MÁRDERO ARELLANO, Miguel Ángel. Políticas e estratégias de preservação de documentos digitais. In: ENCONTRO DE CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO, 7., 2005, Salvador. Anais [...]. Salvador: UFBA, 2005.
BORGMAN, Christine L. Big data, little data, no data: scholarship in the networked world. London: MIT Press, 2015.
BRASIL. 5º Plano de ação nacional da parceria para governo aberto (2021-2023). Brasília: Controladoria-Geral da União, 2021.
BRASIL. 6º Plano de ação nacional da parceria para governo aberto (2024-2027). Brasília: Controladoria-Geral da União, 2024.
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (CONARQ). Carta para a preservação do patrimônio arquivístico digital. Rio de Janeiro: CONARQ 2005.
CONWAY, Paul. Preservation in the digital world. Washington: Council on Library and Information Resources, 2010.
DIAS, Guilherme Ataíde; ANJOS, Renata Lemos; ARAÚJO, Débora Gomes. A gestão dos dados de pesquisa no âmbito da comunidade dos pesquisadores vinculados aos Programas de Pós-Graduação brasileiros na área da Ciência da Informação: desvendando as práticas e percepções associadas ao uso e reuso de dados. Liinc em Revista, Rio de Janeiro, v. 15, n. 2, p. 5-31, 2019. Disponível em: https://doi.org/10.18617/liinc.v15i2.4810. Acesso em: 25 abr. 2025.
DIGITAL CURATION CENTRE (DCC). Digital Curation Centre. Edinburgh: DCC, [2022].
DIGITAL PRESERVATION COALITION (DPC). What is digital preservation? Glasgow: DPC, 2021.
DUDZIAK, Elisabeth Adriana. Dados de pesquisa agora devem ser armazenados e citados. [S. l.: s. n.]: 2016.
FERREIRA, Miguel. Introdução à preservação digital: conceitos, estratégias e actuais consensos. Guimarães, Portugal: Escola de Engenharia da Universidade do Minho, 2006.
FORCE11. Data citation principles. San Diego: FORCE11, 2014.
FUNDAÇÃO DE AMPARO À PESQUISA DO ESTADO DE SÃO PAULO (FAPESP). Fapesp começa a exigir plano de gestão de dados. São Paulo: FAPESP, 2017.
FUNDAÇÃO OSWALDO CRUZ (FIOCRUZ). Dados abertos. Série 3, Curso 2. Rio de Janeiro: FIOCRUZ, 2021.
GRÁCIO, José Carlos Abbud; TROITIÑO, Sonia Maria; MADIO, Telma Campanha de Carvalho; BREGA, José Remo Ferreira; MORAES, Maria Blassioli. Modelo para elaboração de políticas de preservação digital de documentos de arquivo por instituições de ensino superior: o caso da Unesp. RECIIS: Revista Eletrônica de Comunicação, Informação e Inovação em Saúde, Rio de Janeiro, v. 14, n. 3, p. 675-690, 2020. Disponível em: https://doi.org/10.29397/reciis.v14i3.2061. Acesso em: 25 abr. 2025.
INTERNATIONAL COUNCIL FOR SCIENCE (ICSU). World Data System. General Assembly 2008. Maputo, Moçambique: ICSU, 2008.
INTERPARES PROJECT. INTERPARES 3 (2007-2012). Terminology database. Vancouver: University of British Columbia, 2010.
INTERPARES PROJECT. InterPARES Trust AI (2021-2026). Vancouver: University of British Columbia, 2021.
MÁRDERO ARELLANO, Miguel Ángel. Critérios para a preservação digital da informação científica. 2008. Tese (Doutorado em Ciência da Informação) - Faculdade de Economia, Administração, Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação, Universidade de Brasília, Brasília, 2008.
MATRIZ DOS PRESERVAÇÃO DIGITAL (LOP). Matriz levels of preservation. [S. l.]: National Digital Stewardship Alliance, dez. 2019.
NATIONAL DIGITAL STEWARDSHIP ALLIANCE (NDSA). Matriz dos níveis de preservação digital. [S. l.]: National Digital Stewardship Alliance, dez. 2019.
ORGANIZAÇÃO DAS NAÇÕES UNIDAS PARA A EDUCAÇÃO, A CIÊNCIA E A CULTURA (UNESCO). Open Science. Paris: UNESCO, 2021.
ORGANIZAÇÃO DAS NAÇÕES UNIDAS PARA A EDUCAÇÃO, A CIÊNCIA E A CULTURA (UNESCO). Carta sobre a preservação do patrimônio digital. Paris: UNESCO, 2003.
PHILLIPS, Megan; BAILEY, Jefferson; GOETHALS, Andrea; OWENS, Trevor. Níveis de preservação digital da NDSA: explicação e usos. In: IS&T ARCHIVING CONFERENCE, 2013. Proceedings […]. Washington: Society for Imaging Science and Technology, 2013. p. 83-88.
REDE BRASILEIRA DE SERVIÇOS DE PRESERVAÇÃO DIGITAL (REDE CARINIANA). Preservação Digital. Brasília: Rede Cariniana, maio 2014.
REZENDE, Laura Vilela. Níveis de preservação digital. NDSA Levels 2019 (Tradução para Português). Open Science Framework, [s. l.], out. 2019.
SALES, Luana Farias; SAYÃO, Luís Fernando. A ciência invisível: revelando os dados da cauda longa da pesquisa. In: ENCONTRO NACIONAL DE PESQUISA E PÓS-GRADUAÇÃO EM CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO, 19., 2018, Londrina. Anais [...]. Rio de Janeiro: ANCIB, 2018. p. 4180-4199.
SALES, Luana Farias; SAYÃO, Luís Fernando. Guia de gestão de dados de pesquisa para bibliotecários e pesquisadores. Rio de Janeiro: CNEN/IEN, 2015.
SILVA, Fabiano Couto Corrêa. Gestão de dados científicos. Rio de Janeiro: Interciência, 2019.
SOUZA, Luciana Gonçalves Silva; AGANETTE, Elisângela Cristina. A preservação digital em longo prazo amparada por planos de ações: uma revisão sistemática de literatura. RDBCI: Revista Digital de Biblioteconomia e Ciência da Informação, Campinas, v. 18, p. 1-25, 2020. Disponível em: https://doi.org/10.20396/rdbci.v18i0.8661185. Acesso em: 18 mar. 2026.
SOUZA, Luciana Gonçalves Silva. Preservação digital em Instituições de Ensino Superior: instrumentos para a oficialização e operacionalização da preservação de documentos arquivísticos digitais. 2020. Tese (Doutorado em Ciência da Informação) - Escola de Ciência da Informação, Universidade Federal de Minas Gerais, Belo Horizonte, 2020.
Published
How to Cite
Issue
Section
License
Copyright (c) 2025 Viviane Barrozo, Elisângela Aganette
This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License.
Authors who publish with this journal agree to the following terms:
Authors will keep their copyright and grant the journal with the right of first publication, the work licensed under License Creative Commons Attribution (CC BY 4.0), which allows for the sharing of work and the recognition of authorship.
Authors can take on additional contracts separately for non-exclusive distribution of the version of the work published in this journal, such as publishing in an institutional repository, acknowledging its initial publication in this journal.
The articles are open access and free. In accordance with the license, you must give appropriate credit, provide a link to the license, and indicate if changes were made. You may not apply legal terms or technological measures that legally restrict others from doing anything the license permits.
