Records Survey and information mapping: interlocution between records management and information management

Authors

DOI:

https://doi.org/10.19132/1808-5245243.68-95

Keywords:

Archival. Records management. Information management. Records survey

Abstract

Archival Science has methodologies capable of assisting the organizations about informative issues, since an archivist in their organization work needs to collect a lot of information by using records survey. Often, the survey applied is intended to detect only problems in the physical state of the documentation, not the informational problems. This can compromise the results of the archival intervention, since, without information, it is not possible to implement the Records Management. Information mapping is one of the methodologies applied in information management, which is used to map information flows of organizational environments. Therefore, the questions are: does this methodology have references in a way as methodologies of records survey? Can it enable the archivist to research beyond physical issues in the collection? To analyze the Information mapping Methodology, pointing out possible interfaces with the records survey, as it is presented in the archival literature, is the main goal of this research. We searched the universe of records survey methods and the Information mapping Methodology, characterizing the research as qualitative. Descriptive research was used to identify, describe and characterize the objects of study, based on a bibliographic survey. In addition, the research enable reflections around information issues, often left out during the organization's records survey process. This reflection was possible, because the Information mapping Methodology has the information as its object.

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Author Biographies

Maria Fabiana Izídio de Almeida, Universidade Estadual Paulista "Júlio de Mesquita Filho"

Mestranda em Ciência da Informação, área de concentração: Informação, Tecnologia e Conhecimento, linha de pesquisa: Gestão, Mediação e Uso da Informação pela Universidade Estadual Paulista "Júlio de Mesquita Filho".  Especialista em Gestão de Documentos e Informações: Teoria e Prática Arquivística pela Faculdade Integrada AVM (2012), Técnica Jurídica pelo ETEC Antônio Devisate (2012). Bacharel em Arquivologia pela Universidade Estadual de Londrina (2007).

Marcia Cristina de Carvalho Pazin Vitoriano, Universidade Estadual Paulista "Júlio de Mesquita Filho"

Doutora e mestre em História Social pela Universidade de São Paulo, é bacharel em História pela mesma universidade. Especialista em Organização de Arquivos, pelo IEB/USP. Docente do Departamento de Ciência da Informação, curso de Arquivologia, da Faculdade de Filosofia e Ciências da Unesp. Foi responsável técnica de Códice - Memória & Arquivo Ltda, empresa de assessoria para implantação de projetos de gestão documental e memória institucional. Também atuou como Gerente de Documentação e Projetos da Fundação Patrimônio Histórico da Energia e Saneamento. Foi professora do curso de pós-graduação em Gestão Arquivística da Fundação Escola de Sociologia e Política - FESP e do curso de Especialização em Organização de Arquivos - IEB/USP. Também atuou como docente no curso Introdução ao Tratamento e à Política dos Arquivos, da PUC/SP (Cedic/Cogeae) e em cursos de extensão na ARQ-SP . É autora de diversos artigos e do livro Arquivos de organizações privadas: funções administrativas e tipos documentais.

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Published

2018-08-27

How to Cite

ALMEIDA, Maria Fabiana Izídio de; VITORIANO, Marcia Cristina de Carvalho Pazin. Records Survey and information mapping: interlocution between records management and information management. Em Questão, Porto Alegre, v. 24, n. 3, p. 68–95, 2018. DOI: 10.19132/1808-5245243.68-95. Disponível em: https://seer.ufrgs.br/index.php/EmQuestao/article/view/75830. Acesso em: 28 aug. 2025.

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